写毕业论文或者投中文期刊的时候EndNote里插入的中文参考文献动不动就冒出一个“et al”跟整篇中文行文风格格格不入看一次糟心一次。这个问题其实不算复杂但确实容易卡住很多人因为EndNote默认的样式规则就是按英文期刊格式来的作者列表超出一部分就自动给你截断成“et al”。改起来不用重新安装软件也不用逐条手动改文献关键就在输出样式Output Style的编辑器里动一处配置几分钟就能解决。这篇文章就带你把这个流程完整走一遍顺便把里面的坑和底层原因说透。先说清楚适用范围我这里讲的是针对EndNote 20和EndNote X9的操作界面几乎一样老版本也能按对应入口找到。核心目标只有一个——让EndNote在生成中文文献时作者列表的省略部分从“et al”变成“等”。整个过程不需要改论文正文也不需要碰文献条目数据改完一个样式文件然后切换一下即可。1. 问题定位为什么EndNote会显示“et al”而不是“等”很多第一次接触EndNote的人以为这是软件内置模板出了问题或者以为是Word里的域代码出错实际上不是。EndNote输出参考文献时作者列表的所有取舍规则都定义在一个叫“Output Style”输出样式的文件里。你写中文论文也好写英文论文也好Word里点一下“Update Citations and Bibliography”EndNote就会按照当前选中的样式文件把文献数据重新格式化一遍。1.1 作者列表的两种独立配置在EndNote的样式编辑器中作者相关的内容至少分为两个部分一部分是单个作者名字怎么显示全名还是缩写、名字在前还是姓在前另一部分是多个作者时怎么截断列出几个作者、超出部分用什么文字代替。咱们这次要改的就是第二部分的“截断替代词”。EndNote默认在所有标准样式比如APA、GB/T 7714 的某个变体里这一步写死了“ et al.” 这个英文字符串。1.2 中文文献为什么要改成“等”中文期刊和学位论文的文献著录规则绝大多数都遵循“作者超过三位时只列前三位后面加‘等’”这类规范要求“等”字本身是中文。英文期刊则要求列前三位后接“et al.”。问题就来了EndNote本身并不知道你这篇文献是中文还是英文它只认样式文件里的规则。所以国内常见做法要么准备两个样式文件分别处理要么就做一个自定义样式把截断词统一改成“等”然后只在中英文混排时再灵活切换。1.3 一个容易忽略的细节“et al.”在EndNote里可能出现在两处一是作者列表的截断处二是有些模板里在引用位置的作者缩写处。比如某些样式在正文引用中把超过两位作者的文献缩写成“张三 et al.”这个位置的替换词是单独配置的。修改的时候两边都要看否则参考文献列表里已经是“等”了正文引注里还挂着“et al.”照样显得不伦不类。2. 动手前的准备备份样式、熟悉编辑界面改样式文件这个操作本身不危险但前提是你要知道自己正在改哪个文件并且不能把原始文件破坏掉。我见过不止一个同事直接改了系统内置样式的原文件结果投稿要求换回标准格式时怎么都恢复不了最后只能重装EndNote。2.1 找到当前正在用的样式文件打开EndNote工具栏上的“Style”下拉框里会显示当前选中的样式名称比如“Numbered”或者你导入的某期刊样式。记下这个名字。然后在“Edit”菜单里选“Output Styles”点“Edit “样式名””这里能直接打开这个样式的编辑器。注意如果你平时用的样式是系统自带的在“Edit”菜单里通常会提示这是内置样式修改后只能“Save As”另存为一个新样式的副本没法直接覆盖原文件。这其实是好事等于强制你留备份。如果你导入的是第三方样式比如从网上下载的 xxx.ens 文件编辑器可以直接覆盖保存但我还是建议目录里先复制一份。样式文件常见的存放位置在“C:\Users\用户名\Documents\EndNote\Styles”下不同版本可能略有差异找不到就靠EndNote里的“Open Folder”直接定位。2.2 样式编辑器界面速览样式编辑器打开以后左边是一列目录树有Bibliography、Citations、Footnotes、Manuscript等大分类。咱们要改的重点在“Bibliography”下的“Author Lists”正文引注对应的是“Citations”下的“Author Lists”脚注里如果有作者列表那就是“Footnotes”下的“Author Lists”。三个地方的配置逻辑完全一样只是影响范围不同。2.3 常见的“et al”藏身点在Author Lists这个面板里“et al”这个替代文字通常出现在几个地方。最典型的是“If 7 or more authors”这类规则后面的“List all author names”里EndNote默认写成“List all 6 authors, then et al.”。有些样式则是“List all author names”设置为“If 3 or more, list the first 2 and abbreviate the rest to ‘ et al.’”意思就是如果作者数是3个及以上列出前两个剩余部分缩写为“ et al.”。你要改的就是这些字段里那个英文缩写文本。3. 核心操作把“et al”改成“等”的完整流程下面这组操作就是整个项目的核心了跟着走一遍基本能解决九成问题。我以EndNote 20中文版为例英文版菜单名称对照放在括号里参考。3.1 进入样式编辑器并定位Author Lists打开EndNote软件在顶部菜单点击“编辑”Edit依次点击“输出样式”Output Styles→“编辑样式名”Edit “样式名”。进入后左侧目录找到“参考文献”Bibliography分组下的“作者列表”Author Lists点开。这个面板里会看到几个区块分别处理“作者数量”和“被编辑者/译者的类似规则”。咱们先只动作者数量那一块。每一行的意思是一个判断条件EndNote从上到下按条件判断这篇文章的作者数和列表策略。3.2 修改“超过N位作者时的缩写词”比如你在面板里看到“仅一位作者”或“如果作者数为1”全部列出“如果作者数为2”全部列出“如果作者数为3-6”列出所有作者“如果作者数为7或更多”列出前6位剩余作者缩写为“ et al.”你需要把最后那个缩写的文本框里的“ et al.”等内容改成“等”。改的时候注意两点一是前面的空格建议保留很多中文规范里“张XX李XX王XX等”前面是要有标点的但EndNote的“等”直接跟在最后一个作者名后面所以这里通常不能把前导空格删得太干净二是中文和英文之间通常不需要那个点号改成“等”就行不要写“等.”。如果你日常用的样式是按中文规范来的它可能把“如果作者数为3或更多”这条直接缩写那么你需要把这一条里的“ et al.”也改成“等”。3.3 顺带检查 Citing 和 Footnote 里的同样字段回到左侧目录找到“引文”Citations分组下的“作者列表”Author Lists重复同样的修改。如果论文里使用了页下注释脚注那么“脚注”Footnotes分组下也可能存在独立的Author Lists配置同样需要改一遍。这一步很多人会漏掉。我自己第一次修改时只改了参考文献列表结果正文引用处依然是“张三 et al.”后面检查了半天才发现引文是单独配置的。3.4 另存为新样式并切换修改完毕后点击“文件”File→“另存为”Save As为你的样式起一个一眼能认出来的名字比如“中国中文标准-等”EndNote会自动生成一个 .ens 文件。强烈建议不要覆盖原样式文件因为投稿期刊要求英文格式时你还要换回来。保存完成后回到Word的EndNote工具条在“样式”Style下拉菜单里找到你刚才保存的新样式并选中。然后再点“更新引文和参考文献”Update Citations and Bibliography整个文档里的相应位置就自动把“et al”变成“等”了。3.5 验证修改结果不要只看一条文献多翻几处。重点看三类位置参考文献列表里超过作者限制的中文文献、正文引用处、以及若使用了脚注的页脚部分。同时拿一篇纯英文文献过来对照一下确认它是按你预期的方式显示的。你要是希望英文文献仍然保留“et al.”那么英文样式文件就不用动写英文论文时切回原来的样式写中文论文时切换到新的“等”样式。这是最稳妥的双语轮换方案。4. 不同规范下的变体配置与细节调整很多时候把“et al”改成“等”只解决了表面需求真正的中文期刊规范还有很多细节变体比如“等”前要不要逗号、前三个作者要不要都列全、超过6个作者怎么处理等。熟悉一下这些变体怎么配置以后换任何期刊的投稿要求都能自己动手微调。4.1 “张三李四王五等”还是“张三李四王五等”这是一个中文排版里常见的分歧点。有的期刊要求“等”字前面不加逗号有的要求“等”字前面加逗号“等”。EndNote默认的“ et al.”是带前导空格的你改成“等”以后实际输出效果是“王五等”也就是空格会被处理掉。如果你需要的是“王五等”那就要在“Editor Lists”或者对应模板里调整作者名字与截断词之间的分隔符。通用做法是返回样式编辑器左侧“Bibliography”下的“Author Lists”查看“Author Separators”里的设置。但EndNote对“最后一位作者与缩写词之间”没有单独的独立分隔符设置很多情况下你要通过把截断词改成“等”注意前面带一个中文逗号来实现。改完后显示效果就是“王五等”。如果你遇到某个模板无论如何都去不掉前面那个逗号或者加不上那个逗号还有一个更灵活的思路到“Layout”或“Template”里查看每个参考文献的字段拼接方式手动给“Author”字段后面补一个标点。这个属于高阶修改对样式文件不熟的人不建议乱动容易把整条格式改崩。4.2 几种常见中文规范下的推荐配置国内高校硕博论文大多参考GB/T 7714但GB/T 7714又分为很多年份版本不同期刊的解读也不一样。这里罗列几个常见配置可以直接照着填需求描述“作者列表”规则配置截断词的填写内容列出全部作者不截断把最大数量的判断条件关掉或用“List all author names”不需要填超过3个作者时列前3位后加“等”设置“If 4 or more authors, list first 3, then缩写”等超过3个作者时列前3位后加“等”同上等通过分隔符补逗号超过6个作者时列前6位后加“等”设置“If 7 or more authors, list first 6, then缩写”等超过1个作者时仅列第1位后加“等”设置“If 2 or more authors, list first 1, then缩写”等注意这里的“If X or more authors”后面的数字判断条件你要先看当前用的样式默认是多少如果原本是“100”或者“全部列出”那意味这个样式根本不会截断自然不会出现“et al.”。如果你看到范文里要求“超过3位作者就加等”而原本样式设置的是“作者数为7及以上才缩写”就要把判断条件从7改成4。4.3 中英文混排时的双样式切换策略写中文论文时不可避免要引用英文文献。你把这个自定义样式切换过去以后会发现英文文献也被强行改成了“等”理论上这不符合一些期刊的中英文混排要求——英文文献应该保留“et al.”。对于这个问题EndNote自带的样式切换机制没法做到同一文档里同时使用两套作者缩略规则我目前验证过可行的方法有三个第一种全文使用新样式统一改成“等”末尾人工把英文文献的“等”手动改回“et al.”。不推荐因为英文文献不止一条而且一更新域代码就恢复原样。第二种双样式协作。把中文文献和英文文献分开放到不同的Word章节里整个文档先整体用新样式生成一遍再在英文文献所在的章节切换回英文样式单独更新。这个办法需要把文献分组清晰实际操作中容易乱适合文献量不大、两个章节分隔明显的情况。第三种用“EndNote的引文分组”配合“多文档协作”。完全分离中英文内容中文部分和英文部分各用Word文档最后合并。这个方法从源头回避了混杂格式问题写大论文时是很多人的首选缺点是主文档和合并稿之间多一道交接步骤。我个人在实际使用中的常用思路是先把整个文档用带“等”的样式生成好同时确保英文文献数量不多手动对英文文献的“et al”做一次后处理之后不再整体更新只在需要微调单个文献信息时手动编辑。因为一旦整体更新手动改过的地方又会被EndNote重新覆盖回去。5. 常见问题与排查技巧实录改一个字符看起来简单实际执行过程中踩过的坑还是挺多的。我把这几年给周围同学和同事处理相近问题时遇到的高频情况整理成一份速查表你在操作出错时可以直接对着排查。5.1 修改后不生效问题可能出在哪“保存了、也切换了样式、也点了更新为什么还是et al”这一句话我听过太多遍。如果遇到这种情况按优先级排查第一确认你在“样式编辑器”里修改的是不是当前Word里选中的那个样式。很多人改完之后没有保存成新名字而是在旧样式上改的Word里还指着原来的样式自然不生效。第二确认修改的位置是Bibliography下的Author Lists而不是Citations下的Author Lists。你要是只改了参考文献列表的正文引注那里还会是et al。第三确认Word里面的EndNote插件是启用状态并且你点的按钮是“Update Citations and Bibliography”不是“Instant Formatting”。Instant Formatting有时会缓存旧格式更新不及时。第四如果上面都检查完了还是不生效退出Word和EndNote重新打开一次再更新。EndNote有时会缓存样式文件极端情况下需要你手动到“样式管理器”里把该样式移除后重新添加。5.2 “等”字前面多了一个点或者空格改完之后显示“王五等”或者“王五 等”这种奇怪效果时通常不是Author Lists的问题而是样式模板里的标点或字体设置造成的。去“Bibliography”下的“Template”里找到作者字段看看它后面是不是带了某个标点符号。有些模板会写“Author.”、 “Author,”之类需要你把这个固定标点改成你想要的样子。这个位置属于最“动态”的区域Authors字段本身由Author Lists的输出结果决定而你模子里手动拼接的标点是附加的。两者叠加就可能出现多余的“.”。5.3 英文文献也被“等”字改了想保留“et al.”如果你希望中英文混排时各用各的只能采用双样式策略这个从机制上没有太好的偷懒办法。还有个轻量替代思路给英文文献条目创建一个“替换作者缩写词”的自定义选项但EndNote里没有针对单一文献条目级别的“et al”覆盖字段。所以现实点说要么全改要么切换样式要么手工后处理。这里有个小技巧如果你只是急着交初稿可以先临时把英文文献条目里的作者名字人工拆成“作者姓氏 等”的形式直接放进文献标题或者某个不显眼的字段这不是正道但应急效果立竿见影。5.4 批量修改多个样式一次性搞定所有模板有的同学手上有多套样式比如“北京大学-参考文献”、“某某学报”、“某某期刊”每套都要改一遍太麻烦。合理的办法是只改一套样式另存为“中文通用-等.ens”然后在其他需要的场合直接选这个样式。万一always用的那个样式里还有其他期刊特有设置再在需要时并行调整。如果你用的是EndNote 20软件本身有“样式管理器”的功能可以在里面批量查看和复制样式对保存好的自定义样式做导入导出。背着这个“中文通用-等.ens”文件换电脑的时候直接双击安装即可。5.5 一次更新后所有中文文献的“等”前面都变成了半角逗号这几乎是每次讲完这个改法之后都会有人回来问的“售后”问题。原因在于很多样式里作者列表之间是用“”分隔的而且截断词表格里写的是“, et al.”你修改时只改了“et al”为“等”逗号留在了那里。EndNote输出时把逗号判定为普通字符于是跟中文逗号混在一起。解决办法很简单改的时候复制整段“ , et al.”然后整体替换成“等”或者“等”别只换“et al”这两个单词。6. 高阶扩展自定义样式文件管理与备份改完“et al”成“等”这一步之后样式文件本身变得比其他模板更有定制价值。我再额外分享一个平时自己用得很顺的习惯维护一个自己的“样式备份目录”。不要让样式文件散落在EndNote默认文件夹里每次改动完导出这个 .ens 文件存一份到自己网盘或U盘。以后换新电脑、重装系统或者给实验室新同学传配置时直接把这个 .ens 发过去对方双击即可把样式装到EndNote里不用再重新演示一遍“怎么打开样式编辑器”“怎么改et al”。另外如果你们课题组或者实验室有统一的毕业论文模板也可以把改好的样式提交给管理员放进实验室资料库里。这算是一个很小但很实用的团队协作方式能省掉很多人重复造轮子的时间。再聊一个衍生操作有些同学的学校模板里要求“参考文献References”下面中文文献和英文文献分开排列并且中英文分别使用不同作者截断规则。这种要求下单纯改一件事还不太够可以在样式编辑器的“Layout”里给参考文献的分类设置不同前缀标题再配合手动分组排序。EndNote的“Reference Type”本身带有“Journal Article”“Book”“Thesis”等分类但对中文和英文文献区分并不友好。更通用的做法是建立一个字段约定比如在“Custom1”字段标记“中文”或“英文”然后到样式模板里用字段条件判断这个需要用到EndNote的“Field”功能门槛高点但做出来以后特别顺手。这里的底层逻辑是样式文件本质上是一套“排版规则集合”EndNote处理每一条文献的时候都会去读它的类型和字段内容再根据你设置的规则决定输出成什么样。正因如此你完全可以通过自定义某个字段的内容反向驱动样式判断实现中英文差异排版。这个思路值得以后专门展开写一篇这次先点到为止。最后再说一个操作习惯问题无论怎么改建议定期对论文做一次“Unformat Citation”把EndNote域代码转换为纯文本的最终版本备份。因为EndNote域代码更新时手动排版的内容会被打乱一旦你的最终版本里已经做了一些微调转换成纯文本就相当于锁定了格式不再回退。尤其是一篇论文要投多个期刊、来回改格式的时候这个东西能让你少掉很多头发。你可以把带域代码的原始文件保存一份命名“EndNote版”把纯文本版本保存成“投搞版”两者分开管理互不干扰。