我在和不少企业CTO、知识主管聊天时发现一个共性困惑明明买了文档工具、建了知识库员工却依然习惯把文件存在本地或者反复在群里问“那个方案谁有”说到底知识管理不是“买了软件就完事”而是一套需要策略驱动的系统工程。很多团队把知识库做成了“电子文件柜”堆满文档却没人看。我认为企业Wiki建设的核心从来不是“多能装”而是“多好找、多愿用”。如果你也面临知识沉淀难、协作效率低的问题下面这7种策略或许能给你一些启发。激励期望的行为最佳策略之一是激励人们分享知识。如果你只是告诉员工应该为内部知识库做贡献因为可以帮助他人很多人可能并不愿意做。记录见解并与他人分享需要时间但回报甚微。但如果通过提供激励来调动员工很多人会参与到公司的知识分享文化中。虽然这看似显而易见但许多公司仍然做不对。APQC调查显示只有11%的员工认为公司激励他们参与知识管理的尝试是有效或非常有效的。关键在于提供员工真正想要的东西。知识管理专家StanGarfield同意激励和奖励是让人们贡献见解的好方法。但必须做得正确。在他的文章中Garfield列出了一些可能的奖励例如绩效评级、加薪、晋升要求、有形奖励如经济激励。换句话说你应该将策略嵌入公司的每个部分包括员工绩效评估。你的团队应该知道参与知识管理将反映在他们的绩效、奖金和整体工作中。他们需要明白分享知识比保守知识更值得。商业顾问ShathaAlMaskiry也认为激励是可行的方法。例如为了鼓励人们为知识库做贡献你可以通过加薪或奖金来奖励那些经常这样做的人。在其他情况下你可以使用礼品卡、应用订阅或公司礼品等奖励来感谢员工参与知识管理策略并与他人分享知识。如果你认为金钱奖励不是最佳方式可以遵循NickMilton的建议通过认可和赞扬贡献来激励人们。通过协作鼓励交流协作是让人们分享知识的好方法。最简单的方法是简化联系同事的方式。如果某位员工需要咨询专家他们应该在知识库中找到联系方式。如果公司所有人都使用相同的社交软件如Slack或MicrosoftTeams交流就会变得容易。此类应用让员工可以轻松地与公司中的任何人聊天或安排会议。你让团队成员相互联系越容易就越能促进协作。通过这些会议和对话你的团队将继续运用知识获得更好的结果和更先进的想法。事实上小组头脑风暴让人们分享甚至不切实际的想法并利用他人的意见来改进最终解决方案从而进一步激励他们参与。如果你的团队仍然不够舒适地分享意见总可以找到匿名方式进行。麦肯锡专家认为匿名头脑风暴由于设置的公平性帮助人们分享见解。老板不知道谁提出了建议因此想法只根据其好坏来评判。无论匿名与否协作总能带来成果。促进顾问之间协作的咨询公司就是很好的例子。例如HBR解释说管理咨询公司BainCompany在知识管理中采用个性化知识策略。该公司不单纯依赖知识库的书面说明而是推动协作和对话以便员工分享所有个性化知识。你可以通过允许用户评论文章和提问的软件来增强这一点。BainCo的MarciaBlenko曾帮助一家金融机构提供新产品和服务。由于经验不足她向同事求助。她早已知道该领域的专家但还利用公司数据库找到了更多联系人。这位顾问通过视频通话和会面收集知识为客户找到了最佳策略。这样她结合了自己的经验和同事的专业知识得出了最佳解决方案。提供知识如果你想了解知识管理策略是否有效只需考虑查找和使用所提供信息的难易程度。好的策略关键在于收集知识并将其转化为可以上传并与团队分享的内容。例如如果你使用一些旨在帮助收集和分享知识的最佳工具管理起来会更轻松。另一方面如果你将文件保存在共享文件夹中信息就不那么易于访问搜索功能也不够先进。你需要一个良好的知识管理工具将所有这些知识存储在同一个地方并让需要的人都能访问。你的受众不必局限于员工。一个好的知识库还可以为客户提供有关产品和服务的实用信息包括常见问题解答和故障排除。然而如果所有人都使用你的知识库你必须让导航变得简单。人们经常在未优化的网站上浪费大量时间查找所需信息。你不希望自己的知识库成为那种地方因此应使用具备搜索栏、搜索分析和知识图谱等功能的软件。所有这些选项都让访问者能够快速定位感兴趣的数据。在知识提供方面你应该鼓励团队贡献。一个很好的方法是让上传工作并与他人分享成为他们工作流程中的常规部分。例如如果你有一个项目团队可以要求他们将所有项目文档分享到知识库中。然后他们会上传与项目相关的每个文档包括项目计划、决策、预算以及你认为其他人可以学习和改进的每个方面。客户评价由于Baklib为您提供所需的数据您可以将这些数据收集到一些灵活的反应框架(next.js)中这样您就可以实现几乎任何目标并且您可以根据对代码不感兴趣的人的需求量身定制非常流畅的体验。一旦代码片段组合在一起上市速度就会很快-组件可以非常快速地创建和安装到位并且可以通过您决定遵循的任何发布流程进行目视检查然后再进入生产系统-这一切都归功于非常聪明的可视化UI。仅仅为了理解最佳方法就需要花费相当多的精力和努力但一旦有了它它确实是一个灵活的系统Baklib可以随着时间的推移轻松改进它不过目前已经有足够的资源可以开始使用了。分析收集的信息一个成功的知识分享系统其信息必须准确且最新。即使你的知识库包含大量由领域专家提交的数据其价值可能也不如想象中那么高。当有人分享数据并撰写知识库文章时你需要在发布前进行分析。为什么有些数据可能是机密的这意味着并非所有员工和访问者都应该看到。高质量的知识管理软件能帮助你授予或限制员工和访问者的访问权限从而更容易保护你认为机密的文件。此外有些信息可能根本没用只会阻塞知识库。没有内容分析你只会发布团队提交的任何内容这可能会让访问者不知所措。当然可能存在旧版本文件或在不同知识库空间中多次重复的文档。你应该详细分析内容决定哪些部分可以保留并惠及团队哪些应该设为私密、限制或删除。好的知识库软件如Baklib允许你验证内容这是知识分析的重要组成部分。你可以指派某个主题知识丰富的人定期检查相关内容确保其仍然正确。这个选项不仅向团队表明专家检查并批准了内容还表明专家通常多久检查一次。Baklib是国内领先的新一代数字体验一体化平台通过强大的数字资产内容、图片、文档、视频等等平台无缝衔接推动您企业的互联体验自助建站、社区、帮助中心、知识库以及强大数据统计分析。