【摘要】单据是仓储作业的凭证也是财务对账的依据。单据管理不规范库存和账务必然乱。本文讲清出入库单据的种类、流转和保存规范。1 常见单据种类入库类采购入库单外购收货、退货入库单销售退回、其他入库单盘盈、赠品等。出库类销售出库单卖给客户、领用出库单内部领用、调拨出库单调往其他仓、其他出库单盘亏、报损等。其他调拨单跨仓转移、盘点单盘盈盘亏、报损单损耗处理。2 单据流转规范录入业务发生即录单不延迟、不补录紧急情况事后补也须标注。审核重要单据采购入库、销售出库须经审核才生效审核人核对实物与单据一致。执行审核后的出库单才能发货入库单才能上架没有单据不动作。归档单据审核完成后系统自动留痕纸质单据按日期/类型归档便于查询。3 单据内容要素必填字段单据编号、日期、往来单位供应商/客户、商品名称、规格、数量、单价、金额、经手人、审核人。一致性单据上的数量、金额要和实物、发票一致不一致的要附说明。唯一性每张单据有唯一编号不重复、不跳号方便追溯。4 单据保存与查询保存期限财务相关单据按税务要求至少保存5-10年具体以当地法规为准业务单据建议至少保存2年。电子备份进销存系统自动保存电子单据定期导出备份防止数据丢失。查询规范按单据号、日期、往来单位快速检索对账时直接调出不用翻纸质档案。5 常见问题问单据录错了能改吗答未审核的单据可直接修改或删除已审核的建议用红冲/作废处理保留原单据痕迹不掩盖错误。问没有单据的临时出入库怎么处理答原则上不允许。紧急情况先发货后补单并在当天补录标注补单确保账实同步。关键词出入库单据,单据管理,单据流转,单据保存,仓储凭证